Datenschutzhinweise Geschäftskontakte und Interessenten

1 Wie gehen wir mit personenbezogenen Daten um?

Wir messen dem Schutz und der Sicherheit von personenbezogenen Daten hohe Bedeutung zu. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns unter Beachtung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften verarbeitet. Wir unterliegen insbesondere den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten.

Wir möchten Ihr Vertrauen stärken und aus diesem Grund den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten als Geschäftskontakt bzw. Interessent an unseren Services offenlegen und Sie im Einzelnen über die Verarbeitungen Ihrer Daten sowie über Ihre Rechte entsprechend Art. 12, 13, 14 und 21 DS-GVO informieren. Sie erfahren in diesen Datenschutzhinweisen, welche personenbezogenen Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme mit Ihnen erfasst werden und wie wir mit diesen Daten und Informationen umgehen.

2 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitungen im Sinne der DS-GVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

MEWA SE & Co. Vertrieb OHG John-F.-Kennedy-Straße 4 65189 Wiesbaden Telefon Zentrale: +49 611 7601-0 Telefax: +49 611 7601-361 E-Mail: info@mewa.de

Die MEWA SE & Co. Vertrieb OHG ist Teil der Mewa-Unternehmensgruppe mit Standorten in Deutschland sowie im europäischen Ausland.

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: MEWA Textil-Service SE & Co. Management OHG Datenschutzbeauftragter John-F.-Kennedy-Straße 4 65189 Wiesbaden E-Mail: datenschutzbeauftragter@mewa.de

3 Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Daten und Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

4 Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? Auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um Sie über unsere Dienstleistungen und Angebote zu informieren, sowie um Ihre Fragen zu beantworten und mit Ihnen ggf. den Abschluss eines Vertrages anzubahnen. Ihre Kontaktdaten erhalten wir auf verschiedenen Wegen. Teilweise erheben wir diese direkt bei Ihnen, z.B. bei der Teilnahme an einer Mewa-Aktion oder einem persönlichen Vorkontakt mit Ihnen, oder wir erhalten diese über Dritte.

Die Kontaktaufnahme sowie die weitere Datenverarbeitung erfolgt regelmäßig auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Werbung für unsere Dienstleistungen sowie um Ihnen Informationen zu Mewa zu geben und Ihr Unternehmen als Kunden zu gewinnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Soweit Sie eine individuelle Anfrage stellen, erfolgt die Datenverarbeitung auch, um diese Anfrage sachgerecht zu bearbeiten. Soweit Sie konkretes Interesse an unseren Services bekunden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO). Zudem kann die Datenverarbeitung auf Ihrem ausdrücklichen Wunsch basieren, von uns hierzu kontaktiert zu werden oder nachfolgend zu einer ersten Kontaktaufnahme weitere Informationen zu erhalten oder einen weiteren Termin zu vereinbaren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

In der Regel erfolgt unsere Kontaktaufnahme telefonisch. Unser Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Wir nehmen die Informationen aus dem Gespräch stichpunkthaft in unser CRM-System auf, um das Anliegen weiter bearbeiten zu können. Zu den personenbezogenen Daten gehören Ihr Name, Ihre Position im Unternehmen und Ihre Telefonnummer sowie die weiteren Informationen, die Sie uns im Gespräch mitteilen.

Wir speichern Ihre Daten so lange, bis wir den jeweiligen Zweck erfüllt haben und löschen die Daten zeitnah, soweit wir kein berechtigtes Interesse an einer längeren Speicherung haben oder Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Insbesondere wenn ein Vertrag mit Ihrem Unternehmen zustande kommt, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen der Kundenbeziehung weiter. Sollten Sie eine weitere Kontaktaufnahme zu Werbezwecken durch uns nicht wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit. In diesem Fall speichern wir Ihren Werbewiderspruch zusammen mit den erforderlichen personenbezogenen Daten in einer sog. Sperrdatei, um die Beachtung des Widerspruchs sicherzustellen (gemäß Art. 21 Abs. 3, Art. 17 Abs. 3 lit. b und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

Weitergehende Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten als in diesen Datenschutzhinweisen genannt, erfolgen nur in Fällen, in denen eine Rechtsvorschrift uns hierzu ausdrücklich berechtigt bzw. verpflichtet oder Sie in die Datenverarbeitung explizit eingewilligt haben. Über etwaige Zweckänderungen werden wir Sie unter Berücksichtigung der gesetzlichen Voraussetzungen entsprechend informieren.

5 Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir treffen Vorkehrungen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten und schützen unsere Systeme durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Ihre Daten werden insbesondere vor Verlust, Zerstörung, Verfälschung, Manipulation und Veränderung durch unbefugte Personen sowie gegen unberechtigten Zugriff und unberechtigte Offenlegung oder Verbreitung geschützt.

6 Wer erhält Ihre Daten und werden diese in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Zunächst erhalten grundsätzlich nur unsere Mitarbeiter Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten, die mit der vertrieblichen, technischen oder kaufmännischen Betreuung befasst sind. Zu diesen Zwecken werden Ihre Daten ggf. auch an Mitarbeiter anderer Gesellschaften der Mewa-Unternehmensgruppe weitergeleitet, soweit dies erforderlich ist (z.B. zur Beantwortung Ihrer Fragen). Wenn Sie beispielsweise zukünftig als Kunde durch eine andere Landesgesellschaft betreut werden, würde eine entsprechende Anfrage ebenfalls an diese Landesgesellschaft zur Bearbeitung weitergeleitet. Zudem arbeiten wir mit anderen Mewa-Gesellschaften für interne Verwaltungszwecke, zur zentralen Durchführung bestimmter IT-Services, z.B. bezüglich des Versands von Werbung oder im Zusammenhang mit der Durchführung von Umfragen sowie zur (anonymisierten/pseudonymisierten) Auswertung von Unternehmenskennzahlen zusammen. Soweit wir Dritte/Dienstleister einbinden, erfolgt dies stets in den Grenzen und unter Beachtung der jeweils geltenden Datenschutzvorschriften.

Darüber hinaus setzen wir im Rahmen der vorstehend erläuterten Datenverarbeitungen externe Dienstleister ein bzw. beauftragen diese ggf. mit entsprechenden Leistungen. Soweit Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter erhalten, sind sie bei dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebunden. Im Folgenden führen wir die Kategorien externer Empfänger im Einzelnen auf:

• Softwareanbieter und IT-Dienstleister, z.B. im Rahmen der Administration einzelner Funktionalitäten, wie unseres CRM-Systems • Logistikdienstleister, um Ihnen ggf. Informationsbroschüren zusenden zu können, • Inkassounternehmen und Rechtsberater bei der Geltendmachung unserer Ansprüche.

7 Welche Betroffenenrechte stehen Ihnen zu?

Als betroffene Person stehen Ihnen entsprechend der gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu, die Sie jederzeit in Schriftform oder elektronisch uns oder unserem Datenschutzbeauftragten gegenüber unter den angegebenen Kontaktadressen (siehe oben „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?“) geltend machen können:

a) Auskunftsrecht: Betroffene Personen sind im Rahmen von Art. 15 DS-GVO jederzeit berechtigt, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, ist die betroffene Person im Rahmen von Art. 15 DS-GVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, ihre Rechte, die Herkunft der Daten) und eine Kopie der jeweiligen Daten zu erhalten.

b) Recht auf Berichtigung: Betroffene Personen sind berechtigt, nach Art. 16 DS-GVO zu verlangen, dass die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigt werden, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

c) Recht auf Löschung: Betroffene Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist z.B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Betroffene Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DS-GVO zu verlangen, dass ihnen sie betreffende und eigens bereitgestellte personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben werden.

f) Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO: Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO erfolgt (Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen), Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes etwaiges Profiling. Im Falle eines Widerspruchs werden wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Dies gilt nicht, wenn wir gestützt auf die vorstehenden Bestimmungen Direktwerbung betreiben. Bei Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Direktwerbung, werden die betreffenden personenbezogenen Daten – uneingeschränkt und unabhängig von einer Abwägung widerstreitender Interessen – nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Widersprüche nach Art. 21 DS-GVO können schriftlich oder per E-Mail an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktadressen (siehe oben „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wen-den?“) gerichtet werden.

g) Widerrufsrecht: Betroffene Personen haben nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, etwaige erteilte datenschutzrechtliche Einwilligungserklärungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Betroffene Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DS-GVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu erheben, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden

Sonstige Anliegen: Für weitergehende Datenschutzfragen und -anliegen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung, gerne per E-Mail an datenschutzbeauftragter@mewa.de.

8 Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Um Ihnen unsere Services anzubieten und mit Ihnen in Kontakt zu bleiben, ist es jedoch notwendig, dass Sie die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten bereitstellen.

9 Werden Ihre Daten im Rahmen automatisierter Entscheidungsfindung / Profiling genutzt?

Sie haben grundsätzlich das Recht, einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung nicht unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Insbesondere dürfen diese Entscheidungen regelmäßig nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO beruhen. Wir weisen gerne darauf hin, dass wir im Rahmen unserer Kontaktaufnahme und der zugehörigen Datenverarbeitungen keine entsprechenden Entscheidungsprozesse einsetzen.

10 Kann sich diese Datenschutzerklärung ändern?

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise künftig gelegentlich zu ändern, damit sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen oder um Erweiterungen oder Änderungen unserer Prozesse wiederzugeben. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung der vorliegenden Datenschutzhinweise, die Sie unter dem Link „Datenschutzhinweise Geschäftskontakte“ abrufen können.

11 Wie gehen wir im Übrigen mit Kundendaten um?

Neben diesen Datenschutzhinweisen verweisen wir ergänzend auf unsere allgemeinen Informationen zum Umgang mit „personenbezogenen Daten und Umfragen“, die die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten regeln und ebenfalls digital unter folgendem Link abrufbar sind: Bitte hier klicken.

Stand: März 2025