Datenschutzhinweise für personenbezogene Daten und Umfragen

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie umfassend darüber, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und diese schützen.

I. Wesentliche Informationen zum Datenschutz der Mewa-Unternehmensgruppe (Kunden)

Nachfolgend finden Sie die wesentlichen Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Unternehmen der Mewa-Unternehmensgruppe (Mewa) mit Standorten in Deutschland und im europäischen Ausland. Geschäftsgegenstand von Mewa ist die Entwicklung, Bereitstellung sowie Pflege von Mehrweg-Textilsystemen. Außerdem erbringt Mewa Dienstleistungen im Bereich Textilservice für Unternehmen in Industrie, Handel, Handwerk, Gewerbe und Gastronomie. Wir, als die Mewa-Gesellschaft, die Vertragspartner Ihres Unternehmens ist (nachfolgend wir, uns oder unser/e), geben Ihnen mit den nachfolgenden wesentlichen sowie weiterführenden Informationen zur Datenverarbeitung (Datenschutzhinweise) zunächst einen Überblick über unsere Verfahren hinsichtlich der Erhebung, Speicherung, Nutzung, Offenlegung oder Löschung (nachfolgend zusammen verarbeiten oder Verarbeitung) von Informationen jeglicher Art über Sie (z. B. Name oder Kontaktdaten; nachfolgend zusammen personenbezogene Daten) im Rahmen unserer Kundenbeziehung. Weiterführende Informationen zum Datenschutz erhalten Sie sodann unter der nachfolgenden Ziffer II.

1. Informationen zum Verantwortlichen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir als Vertragspartner Ihres Unternehmens. Unsere Kontaktdaten finden Sie auf den jeweiligen Vertragsunterlagen sowie auf unserer Geschäftskorrespondenz (Briefe, E-Mails etc.). Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter Mewa Textil- Service SE & Co. Management OHG, Datenschutzbeauftragter, John-F.-Kennedy-Straße 4, 65189 Wiesbaden sowie per E-Mail unter datenschutzbeauftragter@mewa.de.

2. Art und Herkunft der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten

Unsere Kunden sind Unternehmen. Zu den von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten über Sie gehören daher Ihre geschäftlichen Adress- und Kontaktdaten, die zur Abwicklung der Kundenbeziehung mit Ihrem Unternehmen benötigt werden. Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten erheben wir in der Regel direkt bei Ihnen. Teilweise werden uns diese aber auch von Dritten, z. B. Ihrem Arbeitgeber, zur Verfügung gestellt oder aus öffentlich zugänglichen Quellen erhoben. Ausführlichere Informationen hierzu erhalten Sie unter Ziffer II.1.

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken: Abwicklung und Erfüllung der mit unseren Unternehmenskunden geschlossenen Verträge; Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung unserer Produkte/Services und zur Stärkung unserer Kundenbeziehung; Durchführung von Umfragen, z. B. zur Marktforschung oder zur Kundenzufriedenheit (Kundenfeedback); Bestandskunden-/Direktwerbung, soweit Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck nicht widersprochen haben.

Wir nutzen grundsätzlich folgende Rechtsgrundlagen: Die Verarbeitung ist erforderlich zur (i) Wahrung eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 (f) Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO; „Wahrung des berechtigten Interesses“), (ii) Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 (c) DSGVO; „Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen“) oder erfolgt (iii) im Einzelfall auf Basis einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 (a) DSGVO; „Einwilligung“). Ausführlichere Informationen hierzu erhalten Sie unter Ziffer II.2 und Ziffer II.3.

4. Empfänger Ihrer Daten und Rechtsgrundlagen

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an andere Mewa Gesellschaften und Dritte sowie unsere Dienstleister. Gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen übermitteln wir sie auch an Regierungsbehörden, Gerichte, externe Berater und ähnliche Dritte. Einige der genannten Empfänger sind in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) ansässig. Ausführlichere Informationen hierzu erhalten Sie unter Ziffer II.4 und Ziffer II.5.

5. Speicher- und Aufbewahrungsfristen

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zwecke, zu denen sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden, oder sobald sie nicht mehr für berechtigte nachgelagerte Zwecke benötigt werden. Sie werden auch gelöscht, wenn dies nach Maßgabe der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen erforderlich ist. Ausführlichere Informationen hierzu erhalten Sie unter Ziffer II.6.

6. Ihre gesetzlichen Rechte

Nach anwendbarem Recht stehen Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bestimmte Rechte zu. Diese gelten entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen. Sie haben z. B. das Recht, Auskunft zu Ihren Daten zu erhalten, sowie darauf, sie berichtigen, löschen oder sich aushändigen zu lassen. Ausführlichere Informationen hierzu erhalten Sie unter Ziffer II.7.

7. Service und Kontakt

Unser Kundenservice steht Ihnen für alle Fragen unter den bekannten Kontaktmöglichkeiten jederzeit zur Verfügung. Sie möchten Ihre Rechte als betroffene Person ausüben oder haben sonstige Fragen bezüglich dieser Information? Dann wenden Sie sich bitte an die Mewa Gesellschaft, die Vertragspartner Ihres Unternehmens ist. Die Kontaktdaten finden Sie auf den jeweiligen Vertragsunterlagen sowie auf unserer Geschäftskorrespondenz (Briefe, E-Mails etc.).

II. Weiterführende Datenschutzhinweise für Kunden von Mewa

1. Art und Herkunft der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Geschäftsbeziehungen zu juristischen Personen. Zu den von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören:

Ihre geschäftlichen Adress- und Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ihre Funktion und Abteilung als Ansprechpartner bei unseren Kunden, Ihr Arbeitgeber etc.; Daten, die wir für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung benötigen wie Bankverbindung, Steuernummer etc. (soweit es sich dabei nicht um die Daten einer juristischen Person handelt. Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich im Laufe unserer Kundenbeziehung. Zum Teil erhalten wir personenbezogene Daten auch von anderen Mewa Gesellschaften, z. B. dann, wenn mehrere Mewa Gesellschaften einen Kunden betreuen. Darüber hinaus verarbeiten wir auch personenbezogene Daten, die wir in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Datenschutzgesetzen auf andere Weise erhalten haben, z. B. aus öffentlich zugänglichen Quellen wie etwa Handels- und Unternehmensregistern, von Messen, von Ausstellungen, aus Internetquellen, aus Zeitungen, aus Branchenverzeichnissen etc.; von Dritten, die nicht mit Mewa verbunden sind, z. B. Wirtschafts-/Gewerbeverbände, Wirtschaftsauskunfteien, Versicherungen etc.

2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die unter Ziffer II.1 beschriebenen personenbezogenen Daten über Sie auf Basis der jeweils genannten Rechtsgrundlagen. Dies gilt für die nachfolgend näher beschriebenen Zwecke sowie für die Durchführung von Umfragen (siehe dazu Ziffer II.3).

Verarbeitungszwecke Art. 6 Abs. 1 (f) DSGVO Wahrung berechtigter Interessen, z. B.

Abwicklung und Erfüllung der Verträge mit unseren Unternehmenskunden; Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung unserer Produkte/Services und zur Stärkung unserer Kundenbeziehung wie etwa Marktforschungsmaßnahmen oder Umfragen zur Kundenzufriedenheit (Kundenfeedback); telefonische oder postalische Bestandskunden-/Direktwerbung, soweit Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck nicht widersprochen haben; interne Verwaltungszwecke wie Koordination der Erbringung von Dienstleistungen gegenüber unseren Kunden, Maßnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs; Anonymisierung und Pseudonymisierung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Analyse und Auswertung von Kennzahlen der von uns oder anderen Mewa Gesellschaften erbrachten Dienstleistungen; Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z. B. SCHUFA, IHD), um Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken zu ermitteln.

Art. 6 Abs. 1 (c) DSGVO Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, z. B.

im Zusammenhang mit der Mitteilung bestimmter steuerlich relevanter Informationen oder anwendbarer sanktionsrechtlicher Vorschriften; zur Einhaltung handels-, steuer- oder sonstiger rechtlicher Vorgaben zur Aufbewahrung/Speicherung bestimmter personenbezogener Daten. Art. 6 Abs. 1 (a) DSGVO

Soweit dies nicht zur Wahrung berechtigter Interessen geschieht,

• Versand von Werbung/elektronischen Newslettern;
• Einladung zu und Durchführung von Umfragen.

3. Durchführung von Umfragen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch, um die Produkte und Services von Mewa zu verbessern und um unsere Kundenbeziehungen zu stärken. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Umfragen erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 (a) oder Art. 6 Abs. 1 (f) DSGVO.

3.1 Einladung zu Umfragen: Zur Ansprache potenzieller Teilnehmer per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir – soweit erforderlich – Angaben wie Ihren Namen und/oder Ihre geschäftlichen Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon). Wir sprechen Sie nur unter Wahrung der gesetzlichen Vorgaben zur Bestandskundenwerbung oder im Rahmen der Einwilligung, die Sie uns erteilt haben, an. Sie können der Verwendung Ihrer Kontaktdaten jederzeit gegenüber datenschutzbeauftragter@mewa.de mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Dafür entstehen Ihnen lediglich die Übermittlungskosten nach den Basistarifen (siehe auch Ziffer II.7.6 zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts). Ebenso können Sie Ihre Einwilligung widerrufen (siehe Ziffer II.2).

3.2 Datensparsame Durchführung: Bei unseren Umfragen achten wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister darauf, möglichst wenig oder gar keine personenbezogenen Daten zu erheben, denn wir möchten offene und ehrliche Rückmeldungen erhalten. In Einzelfällen führen wir ausdrücklich personenbezogene Umfragen durch oder stellen auf Ihren Wunsch hin einen ausdrücklichen Personenbezug her. Dies ist etwa der Fall, wenn wir persönliche Feedbackgespräche führen, um im Anschluss an einen Kontakt Ihre Zufriedenheit mit unseren Services sicherzustellen. So können wir etwaige Anpassungs- oder Umsetzungswünsche für die Zukunft berücksichtigen. Die Ergebnisse von Umfragen, insbesondere zur Marktforschung, werden uns in aggregierter Form vorgelegt, so, dass wir keine direkte Möglichkeit haben, diese Ergebnisse personenbezogen auszuwerten.

3.3 Online-Befragungen: Bei Online-Befragungen werden die durch Ihren Browser übermittelten technischen Zugriffsdaten automatisiert gespeichert. Das sind z. B. der Name Ihres Internet-Service-Providers, Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs auf das Umfrage-Tool und/oder die Erkennungsdaten des verwendeten Browser-/ Betriebssystems. Der Webserver speichert hierbei notwendigerweise auch Ihre IP-Adresse. Diese kann zumindest theoretisch eine Zuordnung zu Ihrer Person ermöglichen. Es erfolgt weder eine Zusammenführung der Zugriffsdaten mit Ihren Umfrageergebnissen oder anderen Datenquellen noch eine Auswertung dieser Daten oder die Übermittlung an uns als Auftraggeber. Die Speicherung der Zugriffsdaten ist aus technischen Gründen erforderlich, um einen funktionsfähigen Online-Umfrageprozess bereitzustellen und die Systemsicherheit zu gewährleisten. Sie werden nur für den Zeitraum aufbewahrt, für den diese Daten benötigt werden, um die vorstehend genannten Zwecke zu erreichen. Ihre IP-Adresse wird hierbei für maximal 7 Tage gespeichert. Über etwaige weitergehende technisch relevante Datenverarbeitungen (z. B. das Setzen von Cookies) werden Sie im Rahmen der Online-Befragungen gesondert durch unsere Partner informiert.

3.4 Datenverarbeitungen unserer Partner: Soweit Sie bei von unseren Partnern durchgeführten Befragungen per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon z. B. zu Fragen des Umfrageprozesses mit diesen Partnern in Kontakt treten oder (z. B. zur Gewinnspielteilnahme) freiwillig weitere (auch personenbezogene) Daten mitteilen, werden die von Ihnen gemachten Angaben ausschließlich zu diesen Zwecken und ggf. in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung unseres Partners verarbeitet. Diese Daten werden streng getrennt von Ihren Angaben im Rahmen der jeweiligen Umfrage aufbewahrt. Auch in diesen Fällen werden an uns als Auftraggeber keine weiteren (ggf. personenbezogenen) Daten übermittelt, es sei denn, dies wird ausdrücklich von Ihnen gewünscht.

4. Empfänger Ihrer Daten und Rechtsgrundlagen

Wir übermitteln personenbezogene Daten an andere Mewa Gesellschaften, Dritte und Dienstleister.

4.1 Andere Mewa Gesellschaften: Personenbezogene Daten werden anderen Mewa Gesellschaften in Übereinstimmung mit den Vorgaben von Art. 6 Abs. 1 (c), (f) DSGVO nur zugänglich gemacht, wenn und soweit dies zur Erfüllung bestimmter gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Dies kann z. B. für interne Verwaltungszwecke der Fall sein. Dazu gehören die Koordination von Dienstleistungen gegenüber unseren Kunden, die zentralisierte Erbringung interner Dienstleistungen oder die (anonymisierte/pseudonymisierte) Auswertung von Unternehmenskennzahlen.

4.2 Dritte: An sonstige Dritte außerhalb der Mewa, wie z. B. Zoll-, Finanz- oder sonstige Aufsichtsbehörden, übermitteln wir personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit Art. 6 Abs. 1 (c), (f) DSGVO nur, wenn und soweit dies zur Erfüllung bestimmter gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. In allen anderen Fällen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Dritte nur dann, wenn Sie uns hierfür eine entsprechende Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 (a) DSGVO erteilt haben.

4.3 Dienstleister (extern und intern): Im Rahmen der Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihrem Unternehmen arbeiten wir auch mit externen und/oder internen Dienstleistern (andere Mewa-Gesellschaften) zusammen. Dies ist z. B. im Zusammenhang mit bestimmten IT-Services, bezüglich des Versands von Werbung oder im Zusammenhang mit der Durchführung unserer Kundenumfragen der Fall. Soweit wir Dienstleister einbinden, erfolgt dies stets in den Grenzen und unter Beachtung der jeweils geltenden Datenschutzvorschriften.

5. Übermittlung in Drittländer oder internationale Organisationen

Unter den Empfängern personenbezogener Daten können auch solche sein, die in einem anderen Land als Sie, insbesondere außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), ansässig sind. Das kann auch ein Land sein, für das die Europäische Kommission noch keine Angemessenheitsentscheidung getroffen hat, wonach dieses Land ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellt (Drittländer), wie z. B. die USA. In diesem Falle ist durch angemessene Mittel festgelegt, dass alle Empfänger, die außerhalb des EWR ansässig sind, ein angemessenes Datenschutzniveau (Art. 45 DSVO) für die personenbezogenen Daten sicherstellen und technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um personenbezogene Daten gegen die versehentliche oder rechtswidrige Zerstörung, den versehentlichen Verlust oder die versehentliche Änderung, die unbefugte Offenlegung oder den unbefugten Zugriff und gegen alle anderen unrechtmäßigen Formen der Verarbeitung zu schützen. Die angemessenen Mittel sind über die unter Ziffer II.8 genannten Kontaktdaten zugänglich. Die Weiterübermittlung unterliegt den nach Maßgabe der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen erforderlichen angemessenen Voraussetzungen in Bezug auf Weiterübermittlungen.

6. Speicher- und Aufbewahrungsfristen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Sobald personenbezogene Daten nicht mehr erforderlich sind, entfernen wir diese aus unseren Systemen und Aufzeichnungen und/oder ergreifen Maßnahmen zur Anonymisierung, so dass Sie anhand dieser Daten nicht mehr identifiziert werden können. Zur Wahrung gesetzlicher Vorgaben müssen wir einzelne personenbezogene Daten jedoch für eine bestimmte Zeit aufbewahren bzw. speichern. Dazu gehören z. B. Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten des nationalen Handels- und Steuerrechts. So betragen beispielsweise die für uns relevanten Speicher- bzw. Aufbewahrungsfristen nach dem in Deutschland geltenden Recht in der Regel drei bis zehn oder in Ausnahmefällen bis zu 30 Jahre.

7. Ihre gesetzlichen Rechte

Unter den nach geltendem Recht (d. h. der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz, BDSG) festgelegten Bedingungen haben Sie die folgenden Rechte:

7.1 Auskunftsrecht: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden. Ist dies der Fall, können Sie Auskunft über die personenbezogenen Daten verlangen, z. B. über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der betreffenden personenbezogenen Daten und die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden. Sie haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu erhalten. Für alle weiteren Kopien berechnen wir gegebenenfalls ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten.

7.2 Recht auf Berichtigung: Sie können von uns die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten über Sie verlangen. Je nach Zweck der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen, auch mittels einer ergänzenden Erklärung.

7.3 Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): Sie können von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. In diesem Fall werden die entsprechenden Daten markiert und dürfen von uns nur für bestimmte Zwecke verarbeitet werden.

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten. Sie haben das Recht, diese personenbezogenen Daten an eine andere Stelle ohne Behinderung durch uns zu übermitteln.

7.6 Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Wir sind gegebenenfalls verpflichtet, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzustellen. Wenn Sie ein Widerspruchsrecht ausüben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger zu diesen Zwecken verarbeiten. Durch die Ausübung dieses Rechts entstehen keine Kosten. Ein solches Widerspruchsrecht besteht unter Umständen nicht, insbesondere, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist, um vor dem Abschluss eines Vertrages Maßnahmen zu ergreifen oder einen bereits geschlossenen Vertrag zu erfüllen.

Im Falle von Beschwerden haben Sie ferner das Recht, bei der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen.

8. Kontaktdaten und Änderungen der Datenschutzhinweise

Unser Kundenservice steht Ihnen für alle Fragen jederzeit zur Verfügung. Wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person ausüben möchten oder sonstige Fragen bezüglich dieser Information haben, wenden Sie sich bitte an die Mewa Gesellschaft, die Vertragspartner Ihres Unternehmens ist. Die Kontaktdaten finden Sie auf den jeweiligen Vertragsunterlagen sowie auf unserer Geschäftskorrespondenz (Briefe, E-Mails etc.). Diese Datenschutzhinweise können geändert werden. Wir werden Sie in angemessener Weise über eine solche Änderung informieren.